1人ビジネスは利益を自分一人で得られるメリットもありますが、業務を全て自分でやらなければならないというデメリットもあります。
そして、夢いっぱいに起業したのはいいけれど、気が付けば業務に追われて大変。
順調に売上は伸びたけど、気づけばキャパ一杯で今のままではこれ以上売上を伸ばせない。
そんな悩みを抱える人は、実はとっても多いんです。
あなたも、もしそんな状態に陥ってしまっているのなら、この状況を解消する必要があります。
そこで、この記事では現状を改善し事業拡大していくためのベース作りについてご紹介いたします。
現状を把握するために必要な2つの方法
起業して日々の仕事をこなしているうちに、気が付かないうちにキャパオーバーを起こしている人は意外に多いもの。
自分がキャパ一杯になってしまっていないか、どのくらい仕事を抱えているかを自分で把握しなければ、許容量をオーバーしても気がつけず危険です。
そして、売上も伸びずに苦しい時間が延々と続く、なんて事態にも陥りかねません。
そこで、自分がキャパオーバーを起こしてしまっていないかを調べる方法をお伝えします。
抱えている業務内容をできるだけ細かく書き出す
キャパオーバーを起こしていないかを調べるために、まずは自分が抱えている業務内容をできるだけ細かく書き出してみましょう。
目の前の業務に手一杯になってしまい、どれだけの仕事を抱えているかを自分自身が理解できていないケースは少なくありません。
物理的に仕事に使える時間をできるだけ具体的に書き出す
次に、仕事に使える時間を具体的に書き出してみましょう。
物理的な時間を細かく書き出し、業務内容と照らし合わせることで、業務に当てる時間に無理がないか、自分のキャパシティーを超えてしまっていないかがわかるようになります。
例えば家庭を持っていて業務に当てられる時間が少ないのに、詰め込みすぎていてプライベートの時間も使わなければならない、となればストレスも相当なものになってしまいます。
そのため、できるだけ細かく把握しておくのが重要です。
キャパオーバーを解消するための具体的な対策
自分が業務を抱えすぎていてキャパオーバーを起こしている場合、それをどうにかして解消する必要があります。
ここでは、キャパ一杯問題を解消するための具体的な方法を紹介します。
外注化
業務を抱えすぎていてキャパ一杯になってしまっているのなら、外部に仕事を委託する外注化がおすすめです。
自分だけしかできない大事な仕事はそのままに、データ入力のような簡単な仕事や、逆に外に任せた方がクオリティを上げられる仕事を思い切って外注してしまえば、重要な仕事に注力できるというメリットがあります。
また、社員を雇うよりもコストを下げられる可能性も高いので、経費削減も視野に入れているのなら外注を検討してみるとよいでしょう。
ルーティン化
キャパオーバーを解消するには、業務のルーティン化も有効な手段です。
ルーティン化とは定型業務のことを言いますが、事務作業やルート営業など、同じ手順で行う業務のマニュアルを作成し、運用方法を決めてそれに準じて業務を行えば、効率的に仕事をこなせるようになります。
現在の業務内容を見直すだけで済み、すぐにはじめられるので、現状を変えたいけれど外注する予定がないという人はルーティン化から試してみるのがおすすめです。
IT化
現在抱えている業務をアナログな手法でこなしている場合、IT化することで大きく効率化を図れる可能性があります。
業務内容にもよりますが、デジタル技術に転換できる業務を思い切って切り替えれば、キャパオーバー気味の仕事が一気に減り、コア業務に当てられるかもしれません。
IT化しやすい業務としては、予約管理、請求書関連、給与計算や契約書などが挙げられます。
それぞれ、専用のシステムが多くリリースされており、専門知識がなくても使用できるものが多数あります。また、無料で導入できるものも沢山あります。
より自社にフィットしたシステムを導入するとなると初期費用やランニングコストがかかるものもありますが、効率化させて利益の増収、全体的なコストの削減ができれば、結果的にプラスに転じるでしょう。
ビジネスを次のステージへ進めるおすすめ書籍
ビジネスの効率化を図り業務の効率化が叶えば、キャパオーバーも解消できます。
キャパシティーに余裕ができれば新しいことにもチャレンジでき、さらなる収益増加も見込めるようになるでしょう。
そんなビジネスを次のステージに進めるためのおすすめ書籍を紹介します。
はじめの一歩を踏み出そう─成功する人たちの起業術─
「はじめの一歩を踏み出そう─成功する人たちの起業術─」はアメリカのカリフォルニア州カールスバッドに拠点を構えるMichael E.GerberCompaniesの創設者で、作家としても知られるマイケル・E・ガーバー氏が発行した書籍です。
経営コンサルティングを主事業として活動するマイケル氏が、事業をはじめるにあたっての誤った認識と本業を円滑に回すための事業定型化や目標設定、戦略などを具体的に書き出しています。
これから起業したい人、すでに起業しているけれど業務が多すぎて上手くいっていない人におすすめです。
最少の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術
26歳で起業し、27歳には日本ファイナンシャルアカデミーを創設した、泉正人氏が執筆した「最少の時間と労力で最大の成果を出す 「仕組み」仕事術」。
自身が仕事で身体を壊した結果、仕事をいかに仕組み化するか、そして労力を最小限にしつつ成果を最大限に得るにはどうすればいいのかを、泉氏の実践例を挙げて説明されています。
具体的な内容が書かれており、業務の効率化を図るための教科書として使える素敵な一冊です。
まとめ
業務に追われて身体を壊したり、業務をこなすのが目的になってしまい本業が疎かになったりしないよう、業務の効率化を図ってキャパ一杯問題を解消しましょう。
特に最後のおすすめ書籍は本当に勉強になるので、ぜひチェックしてみてくださいね！
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